Den store guiden til referansesjekk i rekrutteringsprosesser

Emelie Dahl

Referansesjekk er en selvfølgelighet i rekrutteringsprosesser, men det er ikke like selvfølgelig hvordan den faktisk skal gjennomføres for at du skal få ut mest mulig verdi. Hvem kan være referanse og hvilken type informasjon kan ulike referanser gi? Hvor mange referanser kan jeg be kandidaten om? Hvordan vet jeg at en referanse er ekte? Trenger jeg godkjenning fra referansen for å gjennomføre referansesjekken? Hvilke spørsmål skal jeg stille? Og hvilke spørsmål skal jeg absolutt ikke stille?

Med denne guiden håper vi å kunne svare på alle dine spørsmål om innhenting av referanser for å hjelpe deg å styrke validiteten og samtidig bidra til en så bra kandidat- og referanseopplevelse som mulig. Klar? Da kjører vi!

 
 

Hva innebærer referansesjekk og hva er formålet med å ta referanser?

Innhenting av referanser i en rekrutteringsprosess innebærer at rekruttereren kontakter personer og stiller spørsmål som kan gi utdypende informasjon om kandidaten, eksempelvis tidligere sjefer eller kollegaer. Formålet med referanseinnhentingen er å:

  • Kontrollere informasjonen som har fremkommet gjennom de ulike utvelgelsestrinnene.

  • Komplementere tidligere innsamlet informasjon for å få et enda tydeligere bilde av kandidaten. Ved å stille spørsmål til andre personer enn kandidaten selv kan du få ny innsikt i kandidatens verdier, arbeidsprestasjon, utviklingsområder og egenskaper. Denne innsikten kan også gi grunnlag til en vellykket onboarding av nyansatte.

 

Hvem kan være referanse?

En referanse er en person som kan bekrefte eller komplementere den informasjon du har om kandidaten fra før. Ulike roller kan gi ulike perspektiver og det er derfor bra å, i den grad det går, spørre flere referanser som har jobbet med kandidaten fra ulike posisjoner.

 

Her er en liste over ulike typer referanser og hvilken type informasjon de kan gi deg:

Leder, arbeidsleder og prosjektleder:

Tidligere ledere eller arbeidsledere passer ofte godt som referanser, spesielt hvis de har jobbet relativt nært kandidaten. Da kan de ofte både bekrefte og komplementere informasjonen om kandidatens erfaringer, kvalifikasjoner, egenskaper og arbeidsprestasjon. Har kandidaten hatt en lederposisjon kan det være verdifullt å kontakte en mellomleder eller kollega som har rapportert til kandidaten.

Kollega:

Kandidatens kollega kan også bekrefte og komplementere informasjon om kandidatens kvalifikasjoner, egenskaper og arbeidsprestasjon, men fra et annet perspektiv enn en leder. Kollegaen kan ofte gi konkrete eksempler på hvordan kandidaten har håndtert ulike arbeidssituasjoner. Da får du se kompetansene i en sammenheng, som er verdifullt!

Kunde:

En ekstern person, eksempelvis en tidligere kunde av kandidaten, kan bidra med et perspektiv fra utsiden og gi innsikt når det gjelder eksempelvis kundemøter, samarbeidsevne, målbevissthet og evne til å ta initiativ.

Lærer, styreleder, veileder:

For en kandidat som er ny på arbeidsmarkedet med lite, eller ingen, erfaring fra arbeidslivet kan en tidligere lærer eller mentor fungere som referanse for å bekrefte egenskaper og arbeidsprestasjon.

Venn eller annen personlig referanse:

Utover lærere, styreledere eller veiledere kan en kandidat som ikke har noen erfaring fra arbeidslivet oppgi en personlig referanse. En venn eller annen personlig referanse kan bekrefte og komplementere informasjon rundt kandidatens egenskaper, men ikke inngående informasjon rundt profesjonell kompetanse.

 

Hva bør jeg tenke på når jeg ber kandidaten velge referanser?

  • Oppmuntre kandidaten til å oppgi referanser som representerer ulike organisatoriske perspektiver og nivåer. En kombinasjon av noen av de ovennevnte rollene er en bra målsetting.

  • Tenk på at referansene gjerne skal ha jobbet med kandidaten i løpet av de siste fem årene. Har det gått lengre tid vil validiteten på referansesjekken synke siden svarene ikke nødvendigvis gjenspeiler kandidatens nåværende arbeidsprestasjon og egenskaper.

  • Understrek for kandidaten hvor viktig det er å informere referansene om at det vil komme en referanseforespørsel og hvem som kommer til å ta kontakt med dem.

 

Hvor mange referanser skal jeg kontakte?

Så mange som mulig, jo flere referanser desto bedre mener forskningen. Påliteligheten øker i takt med antall referansesjekker siden du får flere målepunkter å gå ut i fra. Det blir lettere å se mønstre i svarene du får inn fra referansene og konklusjonene blir dermed godt underbygget.

Vårt inntrykk er at bransjens standard er å innhente to referanser per kandidat, antakeligvis siden det blir alt for tidkrevende å innhente flere gjennom tradisjonell referansesjekk over telefon. Ut i fra dette perspektivet har digital referansesjekk en klar fordel. Du kan innhente mange referanser uten at det tar opp mer av din arbeidstid.

På hvilke måter kan jeg gjennomføre referansesjekken?

Innhenting av referanser i rekrutteringsprosesser kan gjennomføres på ulike måter og metodene har sine fordeler og ulemper.

Telefonsamtale:

Tradisjonelt sett har referanseinnhenting først og fremst foregått over telefon mellom rekrutterer og referanse. Mange ser fordeler ved å kunne stille spontane spørsmål i løpet av samtalen og kunne "lese mellom linjene". Samtidig er det nettopp dette som bidrar til at metoden ofte har lav validitet. Det er fort gjort for rekruttereren å stille spørsmål og oppfølgingsspørsmål basert på magefølelsen. Spørsmålene til referansene vil derfor variere og det blir vanskeligere å sammenligne svarene. Dessuten kompliserer kognitiv bias situasjonen ved at rekruttereren tolker referansens svar i samtalen og tegner sitt eget bilde av det som blir sagt.

Skriftlig anbefalingsbrev:

Et anbefalingsbrev er en tekst som eksempelvis er skrevet av en av kandidatens tidligere ledere. Teksten beskriver kandidatens arbeidsoppgaver, arbeidsprestasjon, egenskaper osv. Ofte er anbefalingsbrev noe kandidaten har mottatt i forbindelse med at hun eller han har avsluttet tidligere arbeidsforhold, i stedet for noe rekruttereren ber referansene om. Innholdet i brevet kan styrke eller komplementere bilde du allerede har av kandidaten. Ulempen er at informasjonen er begrenset og at den ikke alltid svarer på spørsmål knyttet til kravprofilen. En annen ulempe er risikoen for juks. Siden du ikke kontakter referansene selv og i stedet mottar anbefalingsbrevet fra kandidaten kan det være vanskelig å bedømme innholdets gyldighet.

Software for digital referansesjekk:

I dag finnes det tjenester for å gjennomføre referansesjekk digitalt. Spørreskjemaer sendes ut til referansene, som svarer på dem på sin data eller mobiltelefon. Refapp er et eksempel på en slik tjeneste. Fordelene med digital referansesjekk er at prosessen blir effektiv, standardisert med høyere validitet og uten kognitiv bias. Du kan gjøre en nøyaktig vurdering av hvilke spørsmål som er relevante å stille ut i fra kravprofilen og svarene fra de ulike referansene blir enklere å sammenligne siden alle stilles de samme spørsmålene. Dessuten kan du ta flere referanser utan at det tar mer av din arbeidstid, som forsterker troverdigheten. En mulig ulempe er å ikke kunne stille spontane oppfølgingsspørsmål. Dette kan man likevel komme rundt ved å skape spørreskjema med spørsmål som ber referansen utdype sitt resonnement for at du skal få et så omfattende bilde av kandidaten som mulig.

 

 

En kombinasjon av metodene over kan iblant være det som skal til!

Det er også viktig å poengtere at de ulike metodene ikke utelukker hverandre, men fungerer fint sammen. Om du eksempelvis opplever at noen svar du mottatt via digital referansesjekk er utilstrekkelige, tvedtydige og i behov av komplementering kan det være en god ide å ringe opp referansen. Med Refapp har du en smidig kalenderbookingsfunksjon som gjør det enkelt å booke tid for en telefonsamtale med referansen. Notater kan da skrives direkte inn i systemet slik at svarene presenteres ved siden av de andre referansene i samme rekrutteringsprosess.

 

Når skal jeg gjennomføre referansesjekken?

Det finnes ikke noe fasitsvar på når det er best å gjennomføre referansesjekken. Vi ser at mange kontakter referanser i slutten av rekrutteringsprosessen, og at det fungerer bra. Det er likevel viktig å ikke legge referansesjekken som et siste steg av gammel vane, men heller vurdere hvor referansesjekken passer best i hvert enkelt tilfelle.

Noen ganger skal du kanskje rekruttere kandidater med begrenset, eller ingen, erfaring fra arbeidslivet og vil benytte referansesjekken til å sile bort kandidater som ikke stemmer overens med kravprofilen, heller enn å velge ut en toppkandidat. Da kan det være en fordel å plassere referansesjekken i begynnelsen av prosessen. Et eksempel på dette er når Tech - og Konsulentforetaket EVRY rekrutterte nyutdannede kandidater til graduateprogrammet sitt. (på svensk)

 

Hvilke spørsmål skal jeg stille i referansesjekken?

I dag jobber mange med såkalt kompetansebasert rekruttering. I en tidigere bloggartikkel hos oss (på svensk) beskriver Josefin Malmer fra Home of Recruitment hva dette innebærer. Blant annet beskriver hun viktigheten av å ta fram en kravprofil som du senere går ut i fra i alle utvelgelsestrinnene , inkludert referansesjekken. Kravprofilen skal være godt gjennomarbeidet og selvsagt fri for forutinntatte meninger og diskriminering. Spørsmålene du stiller i referansesjekken er på samme linje og skal, i den grad det går, formuleres slik at de oppmuntrer referansen til å gi eksempler på konkrete situasjoner og sammenhenger hvor kandidaten har handlet på en viss måte.

Tenk også på å stille samme spørsmål til alle referansene i samme rekrutteringsprosjekt i tillegg til å kombinere dine fritekstsspørsmål med skalaspørsmål og flervalgsspørsmål. Forskning på området viser at dette forsterker validiteten.

Så, hvis vi sammenfatter:

  • Still kompetansebaserte spørsmål. Gå ut i fra kravprofilen for stillingen og formuler spørsmål som samsvarer med den.

  • Formuler spørsmål som ber referansen om å gi eksempler på situasjoner hvor kandidatens kompetanser settes i sammenheng. Hvordan personen gjør noe og på hvilken måte det er viktig, heller enn at personen gjør noe eller hva personen gjør. Hvordan løser kandidaten problemer? Hvordan samarbeider kandidaten? Hvordan gir kandidaten service eller behandler kunder?

  • Kombiner fritekstspørsmålene dine med skala- og/eller flervalgsspørsmål.

  • Still de samme spørsmålene til alle referansene i samme rekrutteringsprosjekt.

 

Hvilke spørsmål skal jeg ikke stille når jeg henter inn referanser? Og hva gjelder for sensitive personopplysninger?

Hvis du stiller spørsmål som samsvarer med det vi har beskrevet og har gjort dette med utgangspunkt i en gjennomtenkt kravprofil som er fri fra forutinntatte meninger og diskriminering er du på god vei! I henhold til Personvernforordningen (GDPR) er visse personopplysninger spesielt sensitive og det er derfor etter hovedregelen forbudt å samle inn og lagre dette (hvis du ikke har samtykke fra den registrerte). Her er Datatilsynets liste over særlige kategorier av personopplysninger:

  • Etnisk opprinnelse

  • Politisk oppfatning

  • Religion

  • Filosofisk overbevisning

  • Fagforeningsmedlemskap

  • Genetiske opplysninger

  • Biometriske opplysninger når behandlingsformålet entydig er å identifisere noen

  • Helse

  • En persons seksualliv eller seksuelle legning

 

Hva mer trenger jeg å tenke på når det gjelder GDPR i forbindelse med referansesjekk?

GDPR gjør seg alltid gjeldende i forbindelse med referansesjekk, og forutsetter at den utføres på en profesjonell måte hvor svarene dokumenteres. Dette gjelder uansett om du innhenter referansene digitalt eller om du innhenter dem over telefon og lagrer notater på data eller i et annet søkbart register. Som vi nevnte i avsnittet ovenfor er det ikke lov å samle inn og lagre informasjon som omhandler særlige kategorier av personopplysninger om du ikke har mottatt samtykke fra den registrerte. Men GDPR innebærer også andre forpliktelser for deg som rekrutterer. I en tidligere bloggartikkel fikk vi hjelp av Fredrik Roos, Partner ved Setterwalls Advokatbyrå, for å finne ut hva som gjelder:

Hvilke forpliktelser har jeg som rekrutterer i forbindelse med GDPR?

1. Sørg for at du har lovlig grunnlag

Først og fremst behøver du en lovlig grunn for behandlingen av personopplysninger. Innsamling av personopplysninger i forbindelse med referansesjekk kan ofte støte på såkalt interesseavveiing. Dette forutsetter at du arbeider i en bedrift og ikke for myndighetene, i tillegg til at behandlingen av personopplysninger er nødvendig og proporsjonal med formålet. Innsamling og behandling av personopplysninger er avgjørende for å lykkes med en rekrutteringsprosess og du har derfor, i de fleste tilfeller, støtte i interesseavveiningen, ettersom din interesse veier tyngre enn kandidatens interesse av personopplysningenes integritet.

Interesseavveiningen gjelder da som lovlig grunn både for behandlingen av kontaktopplysningene til referansene og uttalelsene om kandidaten. Interesseavveiningen innebærer at du kan behandle personopplysningene uten den registrertes samtykke.

2. Informer kandidaten og referansen.

Selv om du ikke trenger å ha et samtykke fra kandidaten eller referansen plikter du å informerer dem om hvordan du kommer til å behandle personopplysningene deres, og på hvilket lovlig grunnlag. Det er praktisk å gjøre dette i skriftlig form knyttet til innsamlingen av informasjonen. Av denne grunn bør du vurdere å nevne referanseinnhenting i deres integritetspolicy og henvise til denne.

3. Slette sensitive personopplysninger

Når du gjennomfører referansesjekken (basert på interesseavveiing) og får inn uttalelser med krenkende eller sensitivt innhold, plikter du å fjerne opplysningene.

Når trenger jeg samtykke for å innhente referanser?

I de tilfeller hvor du ikke kan støtte din behandling av personopplysninger for innhenting av referanser på annet lovlig grunnlag eller om du skal behandle særlige kategorier av personopplysninger, trenger du den registrertes samtykke. Et samtykke innebærer at den registrerte uttrykkelig har sagt ja til behandlingen av personopplysninger. I slike tilfeller må du også gi følgende skriftlig informasjon til den registrerte:

  • Hvem du (foretaket/myndigheten) er som begjærer samtykket

  • Hvilke personopplysninger du tenker å behandle

  • Hvordan du tenker å behandle personopplysningene

  • Til hvilket formål du samler inn og behandler opplysningene

  • At den registrertes samtykke gir lovlig grunn for behandlingen

  • At den registrerte kan trekke tilbake sitt samtykke

  • Hvor lenge du tenker å oppbevare personopplysningene

Først da kan personen velge å gi samtykke for eksempel i en kryss rute, og du kan gjennomføre din referansesjekk.

 

Hvilke rettigheter har kandidaten og referansen når det gjelder GDPR?

Som vi beskrev over har kandidat og referanse rett til informasjon om at behandlingen av personopplysningene vil skjer og til å få vite hvordan den skal gjennomføres. I tillegg kan kandidaten og referansen ønske å hente ut sine opplysninger eller be deg korrigere dem. Det kan være ulikt som gjelder i disse tilfellene. Notatene fra referansesjekken kan eksempelvis, under visse omstendigheter, sees på som arbeidsmateriale og omfattes da ikke av like strenge regler. Men tenk på at det uansett er viktig å ha kontaktinformasjon og uttalelsene samlet på en sikker måte som gjør prosessen for utlevering eller korrigering enkel for deg dersom det skulle bli nødvendig.

Om du har spørsmål om hva som gjelder i deres organisasjon er det bare å ta kontakt så kan vi hjelpe deg å undersøke saken.

Hvordan oppdager jeg juks og hvordan vet jeg om referansen er ekte?

Juks i rekrutteringsprosesser kan dessverre forekomme. Det er vanskelig å si hvor ofte dette skjer men i en undersøkelse gjort av Stolckholms Handelskammare oppgav 60% av de spurte rekruttererne at de hadde erfart at kandidater har oppgitt feil informasjon. Referansesjekk er et viktig ledd for å kontrollere de opplysninger kandidaten har gitt. Men hvordan vet du at referansen er ekte? Om du skulle kjenne deg usikker og på en referanse så må du belage deg på litt detektivarbeid for å få svar på spørsmålet:

  • Undersøk referansens kontaktopplysninger. Er mailadressen koblet til en jobbmail? Hvilket foretak er mailadressen i så fall koblet til?

  • Hvis du ikke kjenner igjen foretaket, ta et googlesøk googla på foretaksnavnet og se om du kan finne bedriftsinformasjon, foretakets webside og foretakskontoen i sosiale medier.

  • Søk på referansens navn og telefonnummer for å se om personen dukker opp på det aktuelle foretakets webside eller i andre profesjonelle sammenhenger.

  • Når du anvender Refapp for digital referansesjekk mottar du automatiske advarsler ved mistanke om bedrageri hvis kandidaten svarer fra samme IP-adresse som en eller flere referanser, og når to eller flere referanser svarer fra samme IP-adresse. Dette betyr ikke nødvendigvis at det faktisk har foregått juks. Du får derfor også forslag til tiltak for å bedømme risikoen i de aktuelle tilfellene. (på svensk)

Vi håper guiden har svart på noen av dine spørsmål rundt referansesjekk. Savner du informasjon her? Ta gjerne kontakt hvis du har spørsmål! Vil du vite mer om hvordan digital referansesjekk og Refapp kan hjelpe deg å styrke validiteten i din innhenting av referanser og samtidig bidra til bedre kandidat- og referanseopplevelse? Book en demo så forteller vi mer!