Hvordan Elverum kommune bruker Refapp til smidig referansesjekk direkte fra rekrutteringssystemet

Kundecase: Heidi Mellum Knai, Personalrådgiver
Organisasjon: Elverum Kommune
Bransje: Offentlig sektor

Arbeidet med kontinuerlige forbedring går som en rød tråd gjennom alle arbeidsområder i Elverum kommune. For rekrutteringsprosessene har dette blant annet betydd nye digitale verktøy som sparer tid, kvalitetssikrer arbeidet og skaper merverdi!

Nøkkelresultat:

• Strømlinjeformet rekrutteringsprosess ved å bruke den automatiske arbeidsflyten i Refapp og integrasjonen med Webcruiter.
• Mottar svar på en referansesjekk innen 24 timer i gjennomsnitt.
• Enklere å sammenstille svarene fra alle referansene pr kandidat takket være den
  oversiktlige og strukturerte referanserapporten. 

Utfordringen: Ineffektivt arbeid med tradisjonell referansesjekk

- I Elverum kommune har vi lenge sett referanseinnhenting som en viktig del i å skape et så fullstendig bilde som mulig av en kandidats potensial. Derfor har vi også bedt om minst 3 referanser per kandidat.
 
- Tidligere gjennomførte vi referansesjekk over telefon, noe som gjorde at vi brukte enormt mye tid på å samle inn referanseinformasjon fra kandidatene, booke telefonsamtaler, få tak i referansene og deretter sette sammen svarene. Det var ressurskrevende og var ikke en bærekraftig måte å jobbe på.

Løsningen: En automatisk arbeidsflyt som er enkel å komme i gang med og bruke langsiktig

- Samtidig med implementering av Webcruiter som rekrutteringssystem ble det utarbeidet nye prosedyrer og retningslinjer for rekruttering i kommunen. Da vi hørte om digital referansesjekk med Refapp bestemte vi oss for å gjennomføre en prøveperiode med et utvalg av lederne våre. Det ble veldig godt mottatt av de som testet verktøyet og vi besluttet å ta det i bruk for alle lederne i organisasjonen.
 
- Vi har fått veldig god hjelp av Refapp med opplæring og støtte ved utrulling av verktøyet i og i dag er Refapp et naturlig steg i vår rekrutteringsprosess som flertallet av lederne i kommunen bruker.

Integrasjonen mellom Refapp og Webcruiter

- Da integrasjonen mellom Webcruiter og Refapp var fullført, ble arbeidet vårt enda mer effektivt.
 
- Med noen klikk i Webcruiter opprettes det automatisk et referansesjekkprosjekt i Refapp og det sendes ut en forespørsel via e-post og SMS til kandidaten om å legge inn kontaktdetaljene til referansene. Refapp sender deretter ut våre forhåndsvalgte spørreskjemaer til referansene. Vi erfarer at referansene svarer innen kort tid og at vi stort sett mottar den sammenstilte referanserapporten innen 24 timer.

Resultatet: Samler verdifull innsikt om kandidater som gir tryggere rekrutteringsbeslutninger

- De største verdiene vi ser er tidsbesparelsen, at arbeidet gjøres automatisk mellom Refapp og Webcruiter og at vi kvalitetssikrer prosessen. Referanserapportene er utrolig gode og hjelper oss å ta trygge rekrutteringsbeslutninger. Vi er takknemlige for et supert samarbeid med Refapp!

Vi håper du synes informasjonen var interessant! Ønsker du å lære mer om digital referansesjekk med Refapp? Book en demo!