Referansesjekk er en selvfølgelighet i rekrutteringsprosesser, men det er ikke like selvfølgelig hvordan den faktisk skal gjennomføres for at du skal få mest mulig verdi. Hvem kan være referanse og hvilken type informasjon kan ulike referanser gi? Hvor mange referanser kan jeg be kandidaten oppgi? Hvordan vet jeg at en referanse er ekte? Trenger jeg godkjenning fra referansen for å gjennomføre referansesjekken? Hvilke spørsmål skal jeg stille? Og hvilke spørsmål skal jeg absolutt ikke stille?
Med denne guiden håper vi å kunne svare på alle dine spørsmål om innhenting av referanser, for å hjelpe deg til å få bedre innsikt om kandidaten og samtidig bidra til en så bra kandidat- og referanseopplevelse som mulig. Klar? Da kjører vi!
Referansesjekk i en rekrutteringsprosess innebærer at rekruttereren kontakter tidligere arbeidsgiver eller andre personer som kjenner kandidaten, for å få informasjon om vedkommende. En referansesjekk har ofte flere formål:
Verifisering av opplysningene
Studier har vist at flere kandidater overdriver informasjonen på CVen og lyver under intervjuet.1,2 Som følge av dette blir det viktig å verifisere informasjonen som oppgis av kandidaten. Gjennom referansesjekken kan du få bekreftet at opplysningene om kandidatens arbeidserfaring, kompetanse osv. stemmer.
Prestasjonsvurdering
Siden referanser ofte er personer som har observert kandidaten i arbeidssammenheng over lengre tid, er det vanlig at referansesjekken brukes for å få informasjon om kandidatens tidligere arbeidsprestasjoner.
Beskyttelse mot kontraproduktiv atferd
Kontraproduktiv atferd er atferd som bryter med en organisasjons normer, og som kan skade både organisasjonen, dens ansatte og kunder.3 Eksempler på slik atferd inkluderer tyveri, mobbing, forsentkomming, og seksuell trakassering.4,5 Slik atferd kan ha ødeleggende konsekvenser for organisasjoner i form av blant annet økt sykefravær, redusert produktivitet, rettslige prosesser og skadet omdømme.6,7
Siden det er lite sannsynlig at kandidaten selv vil fortelle at hen er tilbøyelig til å utvise kontraproduktiv atferd, kan referansesjekker utgjøre et viktig vern mot feilrekruttering.
Hvem kan være referanse?
En referanse er en person som kan bekrefte eller komplementere den informasjonen du allerede har om kandidaten. Ofte vil man at referansene skal være en tidligere sjef av kandidaten, men det kan være verdt å også samle inn data fra personer som har hatt andre roller. Et bra utgangspunkt er å tenke ut hvilken type informasjon du ønsker å samle inn i referansesjekken, og be om referanser som har muligheten til å gi deg den informasjonen.
Her er en liste over ulike typer referanser og hvilken type informasjon de kan gi deg:
Sjef, arbeidsleder, prosjektleder
Tidligere sjef eller arbeidsleder er ofte egnet som referanse da de besitter informasjon om hvordan kandidaten har utført sine arbeidsoppgaver, og om kandidaten har vist kontraproduktiv atferd (f.eks. hatt ugyldig fravær). Har kandidaten selv hatt en sjefsposisjon kan det være relevant å kontakte mellomsjef eller kollegaer som har rapportert til kandidaten.
Kollega
Kolleger som har jobbet nært kandidaten kan besitte verdifull informasjon om kandidatens personlige egenskaper. For eksempel har kolleger fra samme team som kandidaten trolig hatt gode muligheter til å observere kandidatens samarbeidsevne.
Kunde
En ekstern person, eksempelvis en tidligere kunde av kandidaten, kan bidra med et utenfra-perspektiv og innsikter om for eksempel kundehåndtering.
Lærer, styreleder eller veileder
For en kandidat som er ny på arbeidsmarkedet, med lite eller ingen arbeidslivserfaring, kan en tidligere lærer eller mentor fungere som referanse da de kan bekrefte kandidatens egenskaper og arbeidsprestasjon.
Venn eller annen referanse med et personlig forhold
Utover lærer, styreleder eller veileder så hender det at kandidater som ikke har noe arbeidserfaring, nominerer en venn eller et familiemedlem som referanse. Disse besitter trolig verdigfull informasjon om kandidatens personlige egenskaper, men mangler informasjon om hvordan kandidaten oppfører seg og presterer i profesjonelle settinger. Da det ofte ligger i venners og familiemedlemmers interesse at kandidaten får en jobb, finnes det en stor risiko for at de kommer til å utelate informasjon som ikke er til kandidatens fordel.
At man som rekrutterer kontakter personer som tidligere har jobbet med kandidaten, uten at kandidaten har oppført vedkommende som referanse, er et forekomment fenomen som kalles «bakdørreferanser». Selv om det kan være tiltalende å samle informasjon om kandidaten fra ytterligere kilder enn de kandidatene selv har oppgitt, finnes det risiko med å gjøre det. For eksempel kan det være at kandidaten ikke har vært åpen om at hen søker ny jobb, noe som kan sette kandidaten i en vanskelig situasjon. Kjennskapen til at rekruttereren har «gått bak ryggen» på kandidaten kan også skape en dårlig kandidatopplevelse og gjøre at kandidaten ikke lenger er interessert i jobben.
Om du identifiserer personer som du vil inkludere som referanser for kandidaten, er vår anbefaling at du spør kandidaten om det er i orden at du kontakter vedkommende. Svarer kandidaten nei, kan du be kandidaten redegjøre for hvorfor hen ikke ønsker at du kontakter disse personene.
Hvor mange referanser skal jeg kontakte?
Så mange som mulig. Jo flere referanser som besvarer spørsmål om kandidaten, desto høyere blir den innsamlede dataens pålitelighet. Vitenskapelige studier og analyser av data innsamlet via Refapp viser at man bør innhente minst tre referanser. Fordelen med digital referansesjekk via Refapp er at du kan samle inn data fra mange referanser uten at det påvirker din arbeidsbelastning. I tradisjonell referansesjekk begrenses ofte antallet referanser som følge av den tiden rekruttereren kan sette av til å ta telefonsamtaler.
Innhenting av referanser i rekrutteringsprosesser kan gjennomføres på ulike måter og metodene har sine fordeler og ulemper.
Telefonsamtale
Tradisjonelt sett har referanseinnhenting først og fremst foregått over telefon mellom rekrutterer og referanse. En fordel med telefonsamtalen er den umiddelbare muligheten til å stille oppfølgingsspørsmål til referansen. Mange ser også fordelen med å “lese mellom linjene”.
Problemet er bare at det ikke nødvendigvis er noe “mellom linjene”, i stedet er det vår magefølelse som intuitivt legger til informasjon som ikke finnes. Risikoen er at den intuitive tolkningen kan lede deg til dårlige rekrutteringsbeslutninger. En annen ulempe er at telefonsamtalen er tidkrevende, både for deg som rekrutterer og for referansene.
Ytterligere en ulempe med den tradisjonelle referansesamtalen er at det er vanskelig å verifisere identiteten til referansen over telefonen. Det finnes flere tilfeller der kandidaten har jukset ved å oppgi et telefonnummer som angivelig er til en tidligere sjef, men som viser seg å være til en venn av kandidaten.
Skriftlig anbefalingsbrev
Et anbefalingsbrev er en tekst som eksempelvis er skrevet av en av kandidatens tidligere ledere. Teksten beskriver kandidatens arbeidsoppgaver, arbeidsprestasjon, egenskaper og lignende. Ofte er anbefalingsbrev noe kandidaten har mottatt i forbindelse med at hen har avsluttet tidligere arbeidsforhold eller studier. En ulempe med metoden er at informasjonen i anbefalingsbrevet ofte er av en alminnelig karakter og ikke relatert til kravprofilen for den aktuelle stillingen.
Det er også viktig å ha risikoen for juks i tankene. Ettersom du som rekrutterer ikke selv kontakter referansen, i stedet får brevet overlevert direkte av kandidaten, kan det være vanskelig å avgjøre innholdets gyldighet og hvem som egentlig har skrevet brevet.
Digital referansesjekk
I dag finnes det tjenester for å gjennomføre referansesjekken digitalt. Spørreskjemaet sendes ut til referansene, som svarer på skjemaet fra sin datamaskin eller mobiltelefon. Når referansene svarer opp spørsmålene får de verifisert sin identitet via f.eks. Vipps. Refapp er et eksempel på en slik tjeneste.
En av fordelene med digital referansesjekk er at det er tidsbesparende. Refapp gjennomførte en tidsstudie sammen med en svensk kommune som i løpet av sommeren 2022 skulle ta referansesjekk av 550 vikarer. Resultatet av studiet viste at kommunen, kun på sommerrekrutteringen, sparte 354 arbeidstimer (nesten 9 uker fulltidsarbeid) ved å gå fra tradisjonell til digital referansesjekk.
En annen fordel med digital referansesjekk er at det er enklere å strukturere og standardisere datainnsamlingen. De siste vitenskapelige studiene viser at struktur er en forutsetning for at referansesjekken skal oppnå god validitet. 9,10,11
Struktur innebærer blant annet at samme spørsmål stilles til samtlige referanser, at spørsmålene besvares med en standardisert svarskala, og at svarene fra de ulike referansene sammenstilles. For å oppnå høyest mulig struktur i referansesjekken, og kunne gi deg så verdifull informasjon om kandidaten som mulig, har vi utviklet Refapp Insights. Les gjerne mer om Refapp Insights her.
En kombinasjon av metodene ovenfor kan noen ganger være det som trengs!
Det er også viktig å poengtere at de ovennevnte metodene ikke utelukker hverandre. Noen ganger kan svarene du får fra en digital referansesjekk for eksempel være utilstrekkelige eller tvetydige, og noen ganger vil referansene foretrekke å svare via en telefonsamtale. Med Refapp kan du enkelt avtale tid for en telefonsamtale via vår kalenderbookingfunksjon. Du kan også notere svarene direkte i systemet, slik at svarene presenteres i rapporten sammen med øvrige referansers svar.
Det finnes ikke noe fasitsvar på når det er best å gjennomføre referansesjekken. Normalt skjer referansesjekken i slutten av rekrutteringsprosessen. Ved å gjennomføre referansesjekken mot slutten av rekrutteringsprosessen kan du gjennomgå informasjonen kandidaten selv har oppgitt, og potensielt forhindre en feilrekruttering.
Det er viktig å poengtere at referansesjekken ikke skal brukes til å skille mellom to eller flere toppkandidater. Referansesjekken bør sees på som en metode for å forhindre at underpresterende, eller mennesker som er tilbøyelig til å utvise kontraproduktiv atferd, ansettes.
Hvilke spørsmål du skal stille i en referansesjekk avhenger av formålet med referansesjekken. Visse spørsmål tar sikte på å verifisere kandidatens bakgrunn. Til dette formålet kan du for eksempel stille følgende spørsmål:
Andre spørsmål skal undersøke hvorvidt kandidaten er tilbøyelig til å utvise kontraproduktiv atferd. Til dette formålet kan du for eksempel stille følgende spørsmål:
Refapp tilbyr et bibliotek av rollespesifikke spørreskjemaer som tar for seg relevante egenskaper. Du kan lese mer om våre spørreskjemaer her.
Fordelen med å benytte numerisk svarskala
Flere studier har vist at når referanser besvarer spørsmål om kandidaten i fritekst, har det en tendens til å være en kjønnsskjevhet og risikoen blir at kvinnelige kandidater stiller svakere. Denne kjønnsskjevheten kommer blant annet til uttrykk i at mannlige kandidater har en tendens til å bli beskrevet med mer positive adjektiv (for eksempel “fremragende” og “eksepsjonell”) sammenlignet med kvinnelige kandidater. 12,13 Ny forskning på digital referansesjekk viser at når referanser vurderer kandidater med numeriske svarskalaer, har kjønnet på kandidaten en tendens til å ikke ha noen innvirkning for vurderingen.14 Med bakgrunn i dette er det en fordel å benytte numeriske svarskalaer i referansesjekke for å minimere risikoen for at irrelevante faktorer, som kandidatens kjønn, påvirker referansens vurdering.
En annen fordel med numeriske svarskalaer er at man kan sammenstille svarene fra de ulike referansene og øke påliteligheten av referansesjekken.
Kompetansebasert referansesjekk
Om du arbeider med et kompetanserammeverk kan du stille kompetansebaserte spørsmål også i referansesjekken, for å skape en rød tråd gjennom hele rekrutteringsprosessen. Refapp samarbeider med flere ulike leverandører av kompetanserammeverk og deres kompetanser er tilgjengelig i Refapp. En oppdatert liste over våre samarbeidspartnere finner du her.
I denne guiden finner du mer detaljert informasjon om hvilke spørsmål du bør stille i referansesjekken.
Hvilke spørsmål skal jeg ikke stille i en referansesjekk? Og hva gjelder for sensitive personopplysninger?
Hvis du stiller spørsmål som samsvarer med det vi har beskrevet og har gjort dette med utgangspunkt i en gjennomtenkt kravprofil, er du på god vei! Du må imidlertid være forsiktig med sensitive personopplysninger. I henhold til Personvernforordningen (GDPR) er visse personopplysninger spesielt sensitive og det er derfor etter hovedregelen forbudt å samle inn og lagre dette (hvis du ikke har samtykke fra den registrerte). Her er Datatilsynets liste over særlige kategorier av personopplysninger:
Hva trenger jeg å tenke på når det gjelder GDPR i forbindelse med mine referansesjekker?
GDPR må tas i betraktning uansett om du gjennomfører referansesjekken digitalt eller om du tar det over telefonen og lagrer notater på f.eks. datamaskinen eller i et annet søkbart register. Som nevnte i avsnittet ovenfor er det ikke lov å samle inn og lagre informasjon som omhandler særlige kategorier av personopplysninger, om du ikke har mottatt samtykke fra den registrerte. Men GDPR innebærer også andre forpliktelser for deg som rekrutterer. Vi har tatt hjelp av Fredrik Roos, Partner ved Setterwalls Advokatbyrå, for å finne ut av hva som gjelder: 👇🏼
Hvilke forpliktelser har jeg som rekrutterer når det gjelder GDPR?
1. Sørg for at du har lovlig grunnlag
Først og fremst trenger du en lovlig grunn for behandlingen av personopplysninger. Innsamling av personopplysninger i forbindelse med referansesjekk kan ofte støte på såkalt interesseavveiing. Dette forutsetter at du arbeider i en bedrift og ikke for myndighetene, i tillegg til at behandlingen av personopplysninger er nødvendig og i samsvar med formålet. Innsamling og behandling av personopplysninger er avgjørende for å lykkes med en rekrutteringsprosess og du har derfor, i de fleste tilfeller, støtte i interesseavveiningen, ettersom din interesse veier tyngre enn kandidatens interesse av personopplysningenes integritet.
Interesseavveiningen gjelder da som lovlig grunn både for behandlingen av kontaktopplysningene til referansene og uttalelsene om kandidaten. Interesseavveiningen innebærer at du kan behandle personopplysningene uten den registrertes samtykke.
2. Informer kandidaten og referansen
Selv om du ikke trenger å ha et samtykke fra kandidaten eller referansen, plikter du å informere dem om hvordan du kommer til å behandle personopplysningene deres, og på hvilket lovlig grunnlag. Det er praktisk å gjøre dette i skriftlig form knyttet til innsamlingen av informasjon. Av denne grunn bør du vurdere å nevne referanseinnhenting i deres integritetspolicy og henvise til denne.
3. Slett sensitive personopplysninger
Når du gjennomfører referansesjekken (basert på interesseavveining) og får inn uttalelser med krenkende eller sensitivt innhold, plikter du å fjerne opplysningene.
Når trenger jeg samtykke for å innhente referanser?
I de tilfeller hvor du ikke kan støtte din behandling av personopplysninger for innhenting av referanser på annet lovlig grunnlag eller om du skal behandle særlige kategorier av personopplysninger, trenger du den registrertes samtykke. Et samtykke innebærer at den registrerte uttrykkelig har sagt ja til behandlingen av personopplysninger. I slike tilfeller må du også gi følgende skriftlig informasjon til den registrerte:
Først da kan personen velge å gi samtykke for eksempel i en avkrysningsboks, og du kan gjennomføre din referansesjekk.
Som vi beskrev over har kandidat og referanse rett til informasjon om at behandlingen av personopplysningene vil skje og hvordan det skal gjennomføres. I tillegg kan kandidaten og referansen ønske å hente ut sine opplysninger eller be deg korrigere dem. Hva som gjelder i disse tilfellene kan være ulikt. Notatene fra referansesjekken kan eksempelvis, under visse omstendigheter, sees på som arbeidsmateriale og omfattes da ikke av like strenge regler. Men tenk på at det uansett er viktig å ha kontaktinformasjon og uttalelser samlet på en sikker måte som gjør prosessen for utlevering eller korrigering enkel for deg, dersom det skulle bli nødvendig.
Om du har spørsmål om hva som gjelder i deres organisasjon er det bare å ta kontakt så kan vi hjelpe deg å undersøke saken.
Hvordan oppdager jeg juks og hvordan vet jeg om en referanse er ekte?
For kandidaten kan en vellykket referansesjekk blant annet føre til økt inntekt, trygghet, og bedre selvtillit 15. Slike belønninger utgjør insentiv til å lyve 16, og du som rekrutterer bør derfor være forberedt på at det er kandidater som er villig til å lyve i referansesjekken for å gå videre i rekrutteringsprosessen. Det finnes flere dokumenterte tilfeller der kandidaten har brukt falske referanser for å få jobben. Som oftest skjer dette ved at kandidaten oppgir kontaktopplysninger til det som oppgis å være en tidligere arbeidsgiver, men som i virkeligheten er kandidaten selv eller en bekjent. Refapp har flere funksjoner for å oppdage juks:
Identitetsverifiering
I forbindelse med at referansene besvarer spørsmål om kandidaten i Refapp kan de verifisere sin identitet via for eksempel Vipps. Da kan du som rekrutterer være trygg på at referansen faktisk er den de utgir seg for å være. I en rapport fra det svenske kriminalitetsforebyggende råd fremkommer det at kontroll av referansens identitet kan minimere risikoen for at organisasjonen infiltreres av kriminelle nettverk.17
Varsel ved mistanke om bedrageri
Når du bruker Refapp for digital referansesjekk blir du automatisk varslet ved mistanke om bedrageri dersom to eller flere referanser svarer fra samme IP-adresse, har identisk telefonnummer eller mailadresse. Det samme gjelder hvis kandidaten har samme IP-adresse, telefonnummer eller mailadresse som en eller flere av referansene. Det er viktig å bemerke seg at varselet ikke alltid innebærer at kandidaten faktisk forsøker å jukse. Refapp gir deg derfor forslag til tiltak for å undersøke den aktuelle saken.
I tillegg til de funksjonene Refapp tilbyr, kan det iblant være aktuelt å gjøre eget detektivarbeid for å svare opp eventuelle spørsmål du måtte ha rundt referansen:
Vi håper denne guiden har gitt deg nyttig informasjon rundt referansesjekk.
Savner du informasjon her? Ta gjerne kontakt med oss!
Vil du vite mer om hvordan digital referansesjekk og Refapp kan hjelpe deg å få bedre innsikt om kandidaten, og samtidig bidra til bedre kandidat- og referanseopplevelse? Book en demo så forteller vi mer!
Kildehenvisning
1 Zvi, L., & Shtudiner, Z. (2021). Resume fraud and counterproductive behavior: The impact of narcissism in the labor market. Journal of Behavioral and Experimental Economics, 93.
2 Weiss, B., & Feldman, R. S. (2006). Looking good and lying to do it: Deception as an impression management strategy in job interviews. Journal of Applied Social Psychology, 36(4), 1070-1086.
3 Sackett, P. R., Berry, C. M., Wiemann, S. A., & Laczo, R. M. (2006). Citizenship and counterproductive behavior: Clarifying relations between the two domains. Human Performance, 19(4), 441-464.
4 Bowling, N. A., & Gruys, M. L. (2010). Overlooked issues in the conceptualization and measurement of counterproductive work behavior. Human Resource Management Review, 20(1), 54-61.
5 Gruys, M. L., & Sackett, P. R. (2003). Investigating the dimensionality of counterproductive work behavior. International Journal of Selection and Assessment, 11(1), 30-42.
6 Boudrias, V., Trépanier, S. G., & Salin, D. (2021). A systematic review of research on the longitudinal consequences of workplace bullying and the mechanisms involved. Aggression and Violent Behavior, 56.
7 Penney, L. M., & Spector, P. E. (2005). Job stress, incivility, and counterproductive work behavior (CWB): The moderating role of negative affectivity. Journal of Organizational Behavior: The International Journal of Industrial, Occupational and Organizational Psychology and Behavior, 26(7), 777-796.
8 Roberto, K. J., Johnson, A. F., & Reed, A. (2022). The use of fourth party references in the selection process. Journal of Employment Counseling, 59(3), 120-127.
9 Hedricks, C. A., Robie, C., & Oswald, F. L. (2013). Web‐based multisource reference checking: An investigation of psychometric integrity and applied benefits. International Journal of Selection and Assessment, 21(1), 99-110.
10 Taylor, P. J., Pajo, K., Cheung, G. W., & Stringfield, P. (2004). Dimensionality and validity of a structured telephone reference check procedure. Personnel Psychology, 57(3), 745-772.
11 Zimmerman, R. D., Triana, M. D. C., & Barrick, M. R. (2010). Predictive criterion-related validity of observer ratings of personality and job-related competencies using multiple raters and multiple performance criteria. Human Performance, 23(4), 361-378.
12 Madera, J. M., Hebl, M. R., Dial, H., Martin, R., & Valian, V. (2019). Raising doubt in letters of recommendation for academia: Gender differences and their impact. Journal of Business and Psychology, 34(3), 287-303.
13 Schmader, T., Whitehead, J., & Wysocki, V. H. (2007). A linguistic comparison of letters of recommendation for male and female chemistry and biochemistry job applicants. Sex Roles, 57(7), 509-514.
14 Fisher, P. A., Robie, C., Hedricks, C. A., Rupayana, D. D., & Puchalski, L. (2022). Little cause for concern: Analysis of gender effects in structured employment references. International Journal of Selection and Assessment, 30(3), 361-377.
15 Mc Gregor, D. (1989). The human side of enterprise. In J. W. Newstrom & K. Davis (Eds.), Organizational Behavior (pp. 14-24). McGraw Hill.
16 DePaulo, B. M., Kashy, D. A., Kirkendol, S. E., Wyer, M. M., & Epstein, J. A. (1996). Lying in everyday life. Journal of Personality and Social Psychology, 70(5), 979-995.
17 Skinnari, J., Hurve, K., & Monti, A. (2019). Möjliggörare för kriminella nätverk: Om möjliggörare i kommunal, statlig och privat sektor. Brottsförebyggande rådet.